Firmenwagen zur privaten Nutzung erfreuen sich zunehmender Beliebtheit bei den Mitarbeitern von Unternehmen. Schließlich stellt der Arbeitgeber meist geräumige Fahrzeuge zur Verfügung, die alle paar Jahre ausgetauscht werden. Oftmals bleibt in den anfänglichen Überlegungen der Gedanke an die steuerlichen Konsequenzen auf der Strecke, obwohl für diese private Nutzung nun einmal eindeutig ein geldwerter Vorteil entsteht. Für dessen Berechnung hat der Gesetzgeber zwei Varianten zugelassen: Die pauschale 1%-Regelung oder die individuelle Fahrtenbuchmethode. Mit der zunehmenden Technisierung stellt sich die Frage, ob auch die deutlich bequemeren elektronischen Fahrtenbücher den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen.
Bei der Fahrtenbuchmethode ergibt sich die Höhe des geldwerten Vorteils aus den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen. Wenn sich aus dem Fahrtenbuch z.B. ein Anteil der privat gefahrenen Kilometer an der Gesamtfahrleistung in Höhe von 25 % ergibt, ist ein geldwerter Vorteil in Höhe von 25% der gesamten Fahrzeugkosten zugrunde zu legen. Vermeintlich also ein kleiner Betrag.
Dabei ist aber schon zu beachten, welche Kosten überhaupt Berücksichtigung in diesen Berechnungen finden dürfen. So dürfen außergewöhnliche Fahrzeugkosten, also Kosten, die nicht direkt mit dem Betrieb des Fahrzeugs in Zusammenhang stehen, etwa Straßenbenutzungsgebühren oder Unfallkosten, nicht in die Kostenberechnung einfließen. Hier muss gegebenenfalls ein separater geldwerter Vorteil ermittelt werden.
Grundsätzlich muss ein Fahrtenbuch erst einmal nachfolgende Mindestangaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit.
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute.
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Bei Privatfahrten sind die jeweiligen Kilometerangaben ausreichend.
Die Krux am elektronischen Fahrtenbuch ist die Tatsache, dass nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber kenntlich gemacht werden müssen. Nur unter diesen Voraussetzungen wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung anerkannt. Dies bedeutet, dass das Finanzamt keine Inhalte prüfen muss; es genügt die Erkenntnis, dass das Fahrtenbuch nicht „ordnungsgemäß“ geführt ist.
Zeitliche Nähe
Darüber hinaus verlangt die Finanzverwaltung, dass das Fahrtenbuch von den betroffenen Arbeitnehmern zeitnah zu führen ist. Ein im Nachhinein geführtes Fahrtenbuch gilt als nicht ordnungsgemäß und kann daher im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung vom Finanzamt verworfen werden, was wieder zum Ansatz der 1%-Regelung führt.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt ein (elektronisches) Fahrtenbuch auch dann als zeitnah geführt, wenn der Arbeitnehmer die Pflichtangaben „Anlass der Fahrt“ nicht unmittelbar nach Fahrtende, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich in einem Webportal einträgt. Hierbei muss jedoch sichergestellt sein, dass Anwender und Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal nachweisbar sind.
So erhebt die Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn bei einem elektronischen Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch beim Ende jeder Fahrt Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, der dienstliche Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt auf der Internetseite nachgetragen wird und alle übrigen Fahrten dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zugeordnet werden.
Erleichterungen
Elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung leider weder zertifiziert noch zugelassen. Die Frage, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann daher nicht grundsätzlich oder pauschal, sondern immer nur einzelfallbezogen beantwortet werden.
„Aufzeichnungserleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuches sind nur zulässig, soweit wegen der besonderen Umstände des Einzelfalls die berufliche Veranlassung und der Umfang der betriebliche Fahrten hinreichend dargelegt sind“. So schwer verdaulich wie dieser Satz, sind die Regelungen für Aufzeichnungserleichterungen, daher sollten diese im Vorfeld mit dem Finanzamt abgestimmt werden. Diese Aufzeichnungserleichterungen dürfen übrigens ausschließlich Vielfahrer nutzen. Sie gelten nicht für Ärzte, Rechtanwälte oder andere Freiberufler, auch wenn die Angabe der Namen von Patienten oder Mandanten standesrechtlichen Verschwiegenheitspflichten unterliegt. Diesen Bestimmungen ist durch das Steuergeheimnis hinreichend Rechnung getragen, dem alle Angehörigen der Finanzverwaltung unterliegen.
Verfügbarkeit der Daten
Nach § 147 Absatz 2 Abgabenordnung zum elektronischen Datenzugriff müssen die Daten des elektronischen Fahrtenbuches während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Beispiel 1
Die Außendienstlerin Manuela Meister führt für ihren Firmenwagen ein Fahrtenbuch mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel an ihrem dienstlichen PC. Die Angaben übernimmt sie aus den handschriftlich gefertigten Eintragungen in ihrem Terminkalender. Aus dem Fahrtenbuch ergibt sich ein privater Nutzungsanteil von 35%.
Das elektronische Fahrtenbuch kann so steuerlich nicht anerkannt werden. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch, das auf der Grundlage eines handelsüblichen Tabellenkalkulationsprogrammes geführt wird, handelt es sich nach Auffassung der Finanzverwaltung und nach höchstrichterlicher Rechtsprechung nicht um ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Bei einem unter Zuhilfenahme eines solchen Programmes erstellten Fahrtenbuches kann nicht sichergestellt werden, dass keine nachträgliche Änderung durchgeführt werden. Es spielt keine Rolle, ob das Fahrtenbuch ansonsten alle von der Finanzverwaltung geforderten Pflichtangaben aufweist oder nicht.
Beispiel 2
Der Servicebetrieb Musterfall GmbH überlässt seinem Service-Techniker Walter Wagner einen Firmen-Pkw, der auch privat genutzt werden darf. Das Fahrzeug ist mit einem GPS-geschützten Fahrtenbuchmodul ausgestattet, welches bei Beendigung jeder Einzelfahrt Datum, Uhrzeit, Kilometerstand und Fahrtziel aufzeichnet. Der Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner können aus technischen Gründen nicht automatisch erfasst werden. Walter Wagner ist dazu verpflichtet, diese Angaben spätestens am Folgewerktag in einem Webportal nachzutragen. Dieses elektronische Fahrtenbuch ist steuerlich anzuerkennen.
