Als Arbeitgeber befinden Sie sich immer im Spannungsfeld, die Privatnutzung eines Firmenwagens zu kontrollieren und entsprechend umzusetzen. Besonderes Augenmerk fällt dabei auf die Möglichkeiten, ein Privatnutzungsverbot umzusetzen, bzw. mit firmeninternen Regelungen zur Pkw-Überlassung zu reglementieren.
Hier können verschiedene Optionen der Firmenwagennutzung unterschieden werden:
1.) Überlassung des Firmenwagens zur dienstlichen und privaten Nutzung
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur dienstlichen und privaten Nutzung, wird der geldwerte Vorteil grundsätzlich nach der Ein-Prozent-Regelung berechnet. Bei dieser Regelung ist das Fahrzeug komplett zu versteuern, da es dem Arbeitnehmer uneingeschränkt zur Verfügung gestellt wurde. Die Aussage des Arbeitnehmers, er habe den überlassenen Dienstwagen tatsächlich nicht privat genutzt, ändert daran nichts.
Nur wenn der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann der Vorteil auch in Höhe der tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs je privat gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Zu empfehlen ist, den Lohnsteuerabzug während des Jahres pauschal vorzunehmen und dies nachträglich zu korrigieren bzw. anzupassen. Dies kann auch noch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers erfolgen.
2.) Ausschluss der privaten Nutzung
Ein privates Nutzungsverbot des Firmenwagens kann im Arbeitsvertrag geregelt werden. Vorsicht: eine bisher erlaubte Privatnutzung gilt als Entgeltbestandteil, kann also nur durch eine Änderungskündigung oder Änderungsvereinbarung aus der Welt geschafft werden.
Eine entsprechende Regelung lässt sich in einer einvernehmlichen Vertragsänderung beispielsweise wie folgt darstellen:
Der Arbeitsvertrag zwischen den Unterzeichnern vom … wird mit Wirkung vom … wie folgt geändert: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen gemäß der Firmenwagenrichtlinie zur Verfügung, den der Arbeitnehmer ausschließlich dienstlich im Rahmen der Dienstwagenrichtlinie nutzen darf; eine private Nutzung ist nicht gestattet.
Denkbar wäre auch, ein Verbot der Privatnutzung ausschließlich in die Dienstwagenrichtlinie selbst aufzunehmen. Davon wären dann alle Dienstwagennutzer betroffen. Problem: wenn einige Arbeitnehmer die bisherige Privatnutzung in den Arbeitsverträgen zugestanden wurde, würde sich diese vertragliche Regelung gegen die neue Dienstwagenrichtlinie durchsetzen.
Vorsicht: Gegen den Willen des Arbeitnehmers ist eine Änderung der Dienstwagenrichtlinie nicht wirksam, da sie die Voraussetzungen einer Änderungskündigung nicht erfüllt. Selbst derjenige, der aus steuerlichen Gründen die Privatnutzung untersagt haben möchte, könnte formalrechtlich weiterhin seinen Dienstwagen privat nutzen, wenn dies so in seinem Arbeitsvertrag steht und nur die
Dienstwagenrichtlinie geändert wurde.
Damit arbeitsvertragliche Klauseln zu den Dienstwagenrichtlinien passen, sollte die Dienstrichtlinie mit folgendem Satz ergänzt werden: „Die private Nutzung der Dienstwagen ist nicht gestattet, es sei denn, dies ist im Arbeitsvertrag ausdrücklich anders geregelt.“
Nutzt der Mitarbeiter den Dienstwagen verbotswidrig, würde das nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil führen. Statt dessen hätte der Arbeitnehmer mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen, insbesondere einer Abmahnung wegen vertragswidrigen Gebrauchs des Dienstwagens. Auch der Widerruf der Überlassung eines Dienstwagens wäre möglich, wenn diese Widerrufsmöglichkeit schon im Arbeitsvertrag oder der Dienstwagenrichtlinie vorgesehen war.
Hinweis: Trotzdem ist in diesem Fall eine Überwachung des Nutzungsverbots ratsam.
3.) Nutzung nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
Die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte rechnet nicht zur privaten Nutzung des Dienstwagens. Demnach folgt aus diesen Fahrten nicht automatisch die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung. Gerade deshalb muss die Begrenzung auf diese Fahrten eindeutig geregelt werden: „Außer zu dienstlichen Zwecken ist der Arbeitnehmer nur berechtigt, den Dienstwagen für
Fahrten zwischen seiner Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte zu nutzen.“
Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit gilt wie bisher, dass der Vorteil nur für die Tage der tatsächlichen Nutzung für diese Fahrten zu versteuern ist. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer durch entsprechende Aufzeichnungen mit Datumsangabe nachweist, an welchen Tagen er den Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit genutzt hat.
4.) Nutzung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung
Nutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen zu Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, hat der Arbeitgeber grundsätzlich einen geldwerten Vorteil im Rahmen einer Einzelbewertung mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zu versteuern. Allerdings muss für eine wöchentliche Familienheimfahrt kein geldwerter Vorteil versteuert werden. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer für diese Heimfahrt keine Werbungskosten geltend machen.
Wichtig: Der Arbeitgeber muss für diese eine Familienheimfahrt keinen geldwerten Vorteil versteuern, denn die Fahrt ist zwar lohnsteuer- und beitragsfrei, aber umsatzsteuerpflichtig. Daher sollten Arbeitgeber die Arbeitnehmer, die den Dienstwagen auch für Familienheimfahrten nutzen dürfen, verpflichten, die entsprechenden Entfernungskilometer und die Zahl der durchgeführten
Familienheimfahrten mitzuteilen.
Eine Musterformulierung zur Nutzung von Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung könnte lauten: „Nutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelter Haushaltsführung, hat er dem Arbeitgeber monatlich/quartalsweise/zum Ende des Kalenderjahres die Zahl der Familienheimfahrten und die entsprechenden Entfernungskilometer mitzuteilen.“
5.) Nur gelegentliche private Nutzung
Wird einem Arbeitnehmer ein Dienstwagen nur gelegentlich aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck zur privaten Nutzung überlassen, lässt es die Finanzverwaltung zu, anstelle der monatlichen Versteuerung mit einem Prozent den geldwerten Vorteil mit 0,001 Prozent vom Bruttolistenpreis je gefahrenem Kilometer anzusetzen. Voraussetzung ist, dass diese gelegentliche Nutzung nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat beträgt.
Idee: Die Regelung der gelegentlichen privaten Nutzung kann trotz eines bestehenden Nutzungsverbots als Ausnahme angewendet werden. Hierzu kann in die vertraglichen Vereinbarungen Folgendes aufgenommen werden: „Der Arbeitnehmer darf abweichend vom Verbot der privaten Nutzung nach diesem Arbeitsvertrag den Dienstwagen in folgenden Fällen privat nutzen: … Diese Nutzung darf an nicht mehr als fünf Tagen im Kalendermonat erfolgen.“
