Jeder Personaler kennt und „liebt“ sie: die Prüfpflichten, ob ein Mitarbeiter gesetzlich oder privat versichert ist. Kurz gefasst muss am Jahresende geprüft werden, ob der jeweilige Betroffene die Beitragsbemessungsgrenze im laufenden Jahr überschreitet und diese vermutlich auch im Folgejahr überschreiten wird. Dabei ist auf das zu erwartende regelmäßige Einkommen abzuheben.
Regelmäßiges Einkommen
Zum regelmäßigen Entgelt gehören neben dem laufenden monatlichen Bruttoentgelt auch Ein-malzahlungen, sofern diese mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich gezahlt werden. Weihnachtsgeld oder ein 13. Monatsgehalt rechnen Sie also beispielsweise mit ein, wenn dieses vertraglich (im Arbeits- oder Tarif-vertrag) vereinbart ist oder regelmäßig gezahlt wird.
Ausgenommen bleiben Zuschläge, die mit Rücksicht auf den Familienstand gezahlt werden, wie etwa ein Verheiratetenzuschlag oder Familienzulagen im öffentlichen Dienst.
Überstunden bleiben unberücksichtigt, da sie vom Charakter her nicht regelmäßig gezahlt werden. Anzurechnen sind allerdings pauschale Abgeltungen von Überstunden, die Sie regelmäßig zum laufenden Arbeitsentgelt zahlen.
Berücksichtigung von Gehaltserhöhungen
Erhält ein Mitarbeiter während des Jahres eine Gehaltserhöhung, überprüfen Sie das Über-schreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze ab dem Zeitpunkt der Erhöhung. Hierfür multiplizieren Sie das erhöhte Entgelt mit zwölf. Liegt das Entgelt dann über der Jahresarbeitsentgeltgrenze, wird der Arbeitnehmer mit Ablauf des Kalenderjahres versicherungsfrei, auch wenn er mit seinem Entgelt aufs gesamte Kalenderjahr gesehen unter der Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt.
Mehrfachbeschäftigung
Bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern zie-hen Sie grundsätzlich die Arbeitsentgelte aus beiden (oder mehreren) Beschäftigungen heran. Ausnahme: Eine neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübte geringfügige versicherungsfreie Beschäftigung bleibt unberücksichtigt. Übt ein Mitarbeiter mehrere für sich allein betrachtet geringfügige Beschäftigungen neben der Hauptbe-schäftigung aus, bleibt nur die zuerst aufgenommene (und deshalb als einzige versiche-rungsfreie) Nebenbeschäftigung außer Ansatz.
Neuaufnahme einer Beschäftigung
Bei Aufnahme einer Beschäftigung nehmen Sie eine vorausschauende Beurteilung (bezogen auf ein Zeitjahr) vor.
Verdient der Beschäftigte gleich bei Neueinstellung ein Entgelt oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze, besteht keine Versicherungspflicht.
Unterschreiten der Entgeltgrenzen
Sollte ein Mitarbeiter im Laufe eines Jahres deutlich erkennbar ein geringes Einkommen erzielen, so wird er mit sofortiger Wirkung versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung.
Hohe Nachforderungen bei Prüfungen
Gerade im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen kann mangelnde Sorgfalt hier zu erheblichen Folgen führen. Die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung sind ermächtigt, rückwirkend den Eintritt in die gesetzliche Pflichtversicherung zu fordern. Dies führt zu hohen Nach-zahlungsbeträgen und oftmals entfällt sogar die Möglichkeit der Rückforderung der privaten Krankenversicherungszuschüsse.
Ende 2012 sind wieder alle Mitarbeiter zu prüfen. Merken Sie sich diesen Termin bitte vor und führen Sie die Prüfung möglichst zeitnah nach der Dezember-Abrechnung durch, damit die Mitarbeiter sich bei einem eventuell anstehenden Wechsel eine neue Krankenkasse heraussuchen können. Ab Januar 2013 greift diese dann ja schon.
Gerne unterstützen wir Sie auf Wunsch auch bei dieser Aufgabenstellung.
Sondertatbestände
Arbeitnehmern können auch bei sinkendem Einkommen in der privaten Krankenversicherung verbleiben, wenn sie 55 Jahre alt sind und zuvor bereits in der privaten Versicherung krankenversichert waren.
Umgekehrt können Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungspflichtig werden, auch wenn sie auf Antrag hin schon einmal von der Beitragspflicht befreit waren. Diese Auffassung vertreten das Bundessozialgericht und die Spitzenverbände in der Sozialversicherung.
Statuswechsel in der Krankenversicherung
Eine privat krankenversicherte Beschäftigte wurde auf Grund der jährlichen Anpassung der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungspflichtig. Um weiterhin von der Versicherungspflicht befreit zu sein, stellte sie bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse einen Antrag. Die Kasse bestätigte ihr im Befreiungsbescheid, dass dies auch dann gelte, wenn sie ihr Beschäftigungsverhältnis beim bisherigen Arbeitgeber beendet und eine neue Tätigkeit in einem anderen Betrieb aufnimmt. Die Krankenkasse teilte ihr aber auch mit, dass die Befreiung von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung nicht für alle Tatbestände gelte. Das bedeutet, endet das bisherige Beschäftigungsverhältnis und wird die Arbeitnehmerin arbeitslos, tritt erneut Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung ein.
Arbeitslosigkeit
Die von der gesetzlichen Krankenversicherung befreite Arbeitnehmerin war zwei Monate arbeitslos und bezog vom Arbeitsamt Arbeitslosengeld. Auf Grund des Bezuges von Arbeitslo-sengeld trat in der gesetzlichen Krankenversi-cherung wieder Versicherungspflicht ein.
Im Anschluss nahm die Arbeitnehmerin erneut eine Anstellung auf. Die Mitarbeiterin im Personalbüro des neuen Arbeitgebers hatte keine Zweifel, dass der Befreiungsbescheid auch für die neue Beschäftigung gilt.
Einige Jahre später hatte die Arbeitnehmerin ihr erstes Kind geboren. Danach reduzierte die Beschäftigte ihre wöchentliche Arbeitszeit. Sie übte nur noch eine Teilzeitbeschäftigung aus. In der Folge beantragte sie bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse die Feststellung der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie gab an, dass sie auf Grund der jetzt ausgeübten Teilzeitbeschäftigung für sich und ihr Kind die hohen Prämien für die private Krankenversicherung nicht mehr bezahlen könne. Die Kasse lehnte den Antrag ab. Die Arbeitnehmerin zog vor das Sozialgericht.
Erst an dieser Stelle fiel auf, dass die Mitarbei-terin eigentlich schon lange in der gesetzlichen Versicherung pflichtig zu versichern gewesen wäre.
Das Bundessozialgericht stellte fest, dass der Befreiungsbescheid der Krankenkasse nicht mehr wirksam ist.
Die Höhe nach Nachzahlungen ist hier entsprechend bedeutsam und für alle Beteiligten im höchsten Maße unerquicklich.
