Generell haben viele Unternehmen Dienstfahrradmodelle implementiert. In der derzeitigen schwierigen wirtschaftlichen Situation vieler Unternehmen stellt sich die Frage, was mit dem Dienstfahrrad passiert, wenn Personal abgebaut werden muss.
Ausgangspunkt ist bei die Regelung, dass der Arbeitgeber das Fahrrad least und gegenüber der Leasinggesellschaft zur Zahlung der Leasingrate und zur Rückgabe des Fahrrads am Ende der Leasinglaufzeit (in einem ordnungsgemäßen Zustand) verpflichtet ist.
Die Überlassung des Fahrrads an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung durch den Arbeitgeber erfolgt aufgrund des Arbeitsverhältnisses und führt zu einem geldwerten Vorteil. Im Rahmen dieser Überlassung ist der Arbeitnehmer verpflichtet, das Fahrrad pfleglich zu behandeln und dem Arbeitgeber am Ende der Leasingzeit (in einem ordnungsgemäßen Zustand) zurückzugeben, damit dieser seine Verpflichtung zur Rückgabe an den Leasinggeber erfüllen kann. Zusätzlich vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Umwandlung von Arbeitslohn (im Regelfall in Höhe der Leasingrate, teils abzüglich eines Firmenzuschusses) zugunsten der Überlassung des Fahrrads für die Dauer der Überlassung.
Der zu versteuernde geldwerte Vorteil beträgt monatlich ein Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung des Fahrrads im Zeitpunkt der Inbetriebnahme inkl. Umsatzsteuer, wenn ein Fahrrad überlassen wird, das verkehrsrechtlich nicht als Kfz gilt.
Am Ende der Leasingzeit kann der Dienstradanbieter dem Arbeitnehmer ein Kaufangebot unterbreiten. Nimmt der Arbeitnehmer das Angebot an und kauft er das Fahrrad zu einem unter dem zu diesem Zeitpunkt gültigen Marktwert, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung Arbeitslohn von Dritter Seite vor. Der Dienstfahrradanbieter übernimmt im Regelfall die Versteuerung für den Arbeitnehmer im Rahmen des § 37b Abs. 1 EStG. Der Arbeitgeber bleibt hier außen vor.
Verlässt der Arbeitnehmer bereits während der Laufzeit des Leasingvertrags das Unternehmen, kommen zwei Varianten in Frage, nämlich:
- Die Rückgabe des Fahrrads durch den Arbeitnehmer
- der Kauf des Fahrrads durch den Arbeitnehmer
Variante a): Arbeitnehmer gibt Fahrrad zurück
Im Fall der Rückgabe des Fahrrads durch den Arbeitnehmer beendet der Arbeitgeber den Leasingvertrag vorzeitig und gibt das Fahrrad an den Dienstfahrradanbieter bzw. die Leasinggesellschaft zurück.
In vielen Fahrradleasingmodellen ist mit dem Anbieter vereinbart, dass der Arbeitgeber eine bestimmte Anzahl an Fahrrädern kostenfrei vorzeitig zurückgeben darf. Ist dieses Kontingent noch nicht ausgeschöpft, kann das Fahrrad ohne weitere Kosten an die Leasinggesellschaft zurückgegeben werden. Lohnsteuerliche Folgen ergeben sich hierdurch nicht.
Viele Dienstfahrradanbieter bieten inzwischen eine „Ratenausfallversicherung“ für Fälle an, in denen eine Gehaltsumwandlung nicht möglich ist, weil der Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn bezieht. Diese Versicherung greift (ggf. auch zeitlich begrenzt) in Zeiten von z. B. Langzeiterkrankung, Elternzeit, Versterben des Arbeitnehmers. Die Versicherungsbeiträge sind häufig bereits in der Leasingrate oder anderen Paketen inkludiert.
Ist das Rückgabekontingent ausgeschöpft und greift keine Versicherung, muss der Arbeitgeber für die Rückgabe eine Gebühr bezahlen (z. B. Restwert des Fahrrads). Da der Arbeitgeber der Leasingnehmer und gegenüber der Leasinggesellschaft zur Zahlung der Rücknahmegebühr verpflichtet ist, entsteht hierdurch kein geldwerter Vorteil.
In den meisten Vereinbarungen über die Überlassung eines Dienstfahrrads ist geregelt, dass der Arbeitnehmer bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Unternehmen (insbesondere bei Eigenkündigung) verpflichtet ist, dem Arbeitgeber die Rückgabegebühr zu erstatten, die dieser an die Leasinggesellschaft leisten muss. Bei einer solchen Zahlung liegt nach herrschender Meinung ein Nutzungsentgelt für die Fahrradüberlassung vor, die entsprechend Rz. 53 des BMF-Schreibens vom 03.03.2022 auf den geldwerten Vorteil im Jahr der Zahlung bis auf maximal null Euro anrechenbar ist, diesen also reduziert.
Beispiel: Arbeitgeber A hat für Arbeitnehmer B ab Mai 2023 für 36 Monate ein Elektrofahrrad mit einem UVP von 3.600 Euro geleast und es ihm überlassen. Im August 2025 (also nach 28 Monaten) scheidet B bei A aus und gibt das Fahrrad an die Leasinggesellschaft zurück. A muss für die Rückgabe eine Gebühr in Höhe von 800 Euro bezahlen. Diese verlangt A von B zurück.
Lösung: Der monatlich für die private Nutzung des Elektrofahrrads zu versteuernde geldwerte Vorteil beträgt neun Euro (1 % von ¼ x 3.600 Euro). Für die Monate Januar bis August 2025 hat B somit 72 Euro versteuert. Die an den Arbeitgeber erstattete Rückgabegebühr in Höhe von 800 Euro darf von diesem Vorteil abgezogen werden. Allerdings maximal in Höhe des im Rückzahlungsjahrs entstandenen geldwerten Vorteils. Der übersteigende Betrag in Höhe von 728 Euro darf nicht in andere Jahre übertragen werden und stellt auch keine Werbungskosten dar.
Variante b): Der Arbeitnehmer kauft das Fahrrad
Häufig bieten die Leasinggesellschaften/Dienstfahrradanbieter an, dass der Arbeitnehmer im Fall des vorzeitigen Ausscheidens das Fahrrad abkaufen kann. In diesem Fall wird der Leasingvertrag vorzeitig beendet, der Arbeitgeber gibt das Fahrrad an die Leasinggesellschaft zurück und diese verkauft es dem Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ist in den Verkauf nicht einbezogen.
Verkauft die Leasinggesellschaft das Fahrrad zu einem unter dem Marktwert des Fahrrads liegenden Preis an den Arbeitnehmer, versteuert der Dienstfahrradanbieter den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil im Regelfall nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal.
Fraglich ist, ob auch die Entrichtung des Kaufpreises in die Gehaltsumwandlungsvereinbarung einbezogen werden kann, z. B. wenn der Arbeitnehmer beim Ausscheiden ohnehin eine Abfindung bekommt.
Unter Gehaltsumwandlung versteht man das Ersetzen von steuerpflichtigem Barlohn durch Arbeitslohn in anderer Form, der
- günstiger bewertet werden kann (z. B. Ein Prozent-Regelung beim Dienstfahrrad),
- steuerfrei ist (z. B. private Nutzung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten),
- pauschal versteuert werden kann (z. B. Job-Ticket) oder
- zu einem späteren Zeitpunkt zufließt (Gehaltsumwandlung zugunsten betrieblicher Altersversorgung).
Hinweis: Vorteil solcher Gestaltungen ist, dass der Arbeitnehmer statt regulär zu versteuerndem Arbeitslohn einen Lohn bekommt, der steuerlich begünstigt ist, sodass der zu versteuernde Arbeitslohn und damit die Lohnsteuer niedriger wird. Gleiches gilt für die Sozialversicherungsbeiträge, wobei allerdings zu beachten ist, dass für die Beitragsfreiheit in manchen Fällen andere Voraussetzungen gelten als für die steuerlichen Begünstigungen.
Vereinbaren Arbeitnehmer und Arbeitgeber aber, dass der Arbeitgeber den Arbeitslohn an einen Dritten überweist, um damit eine Verbindlichkeit des Arbeitnehmers zu bezahlen (z. B. aus einem Miet- oder Kaufvertrag), spricht man von einer Gehaltsverwendung. Im Falle einer Gehaltsverwendung ist der „verwendete“ Betrag weiterhin als Barlohn zu versteuern. Die Zahlung des Arbeitnehmers erfolgt somit aus seinem versteuerten Arbeitslohn.
Würde der Arbeitgeber den Arbeitnehmern eine Gehaltsumwandlung zugunsten des Kaufs des Fahrrads anbieten, hätte dies für den Arbeitnehmer keinen lohnsteuerlichen Vorteil. Denn der Arbeitnehmer kauft das Fahrrad vom Leasinggeber (bzw. dem Dienstfahrradanbieter) und der Arbeitgeber würde den Betrag nur für ihn überweisen (Gehaltsverwendung). Der „verwendete“ Betrag müsste aber dennoch ganz normal versteuert werden.
ABER: der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein betriebliches Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt übereignen. In dem Fall kann der Arbeitgeber den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil mit einem Steuersatz von 25 Prozent pauschal versteuern (vgl. § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG). Diese Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, wenn die Pauschalversteuerung rechtzeitig (d. h. bis zum 28.02. des Folgejahrs) erfolgt.
Für diesen Fall müsste der Arbeitgeber das Fahrrad von der Leasinggesellschaft kaufen (damit ein betriebliches Fahrrad vorliegt) und könnte es dann dem Arbeitnehmer übereignen. Allerdings gilt die Pauschalierungsmöglichkeit nach § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG nicht, wenn das Fahrrad nach einer Gehaltsumwandlung übereignet wird. Denn die Übereignung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Für das Unternehmen wäre diese Variante daher mit zusätzlichen Kosten verbunden.
FAZIT | Arbeitgeber sollten die Verträge mit dem Dienstfahrrad prüfen, welche Möglichkeiten für die Übernahme der Fahrräder durch die Arbeitnehmer beim vorzeitigen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis vorgesehen sind. Wenn die Arbeitnehmer das Dienstfahrrad übernehmen wollen, müssen sie den Kaufpreis aus ihrem versteuerten Gehalt entrichten. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich, da das Fahrrad nicht vom Arbeitgeber, sondern vom Leasinggeber/dem Dienstfahrradanbieter verkauft wird.
