eAU-Datenaustausch: Ab 2025 sind Änderungen geplant

Ab 1. Januar 2025 wird es weitere Rückmeldegründe bei den eAU-Abfragen im Rahmen des Datenaustausches geben, um mehr Transparenz zu schaffen. Im aktuellen Verfahren, stellen Arbeitgeber über das Meldeverfahren eine Anfrage bei der Krankenkasse um Arbeitsunfähigkeitsdaten zu erfahren. Die Krankenkasse prüft, ob AU-Daten vorliegen, und meldet diese an den Arbeitgeber zurück.

Ab 2025 kommen diese Rückmeldungen hinzu:

• Es werden Zeiten von stationären Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen bereitgestellt.
• Wenn ein teilstationärer Krankenhausaufenthalt vorliegt, informieren die Kassen, dass ein Nachweis vorliegt, jedoch ohne Angabe der genauen Zeiten des Aufenthaltes.
• Beim Vorliegen von ausländischen oder privatärztlichen AU-Zeiten informieren die Kassen auch über einen Nachweis, ebenfalls ohne Angabe der genauen Zeiten.
• Wenn eine AU-Abfrage des Arbeitgebers während eines laufenden Kassenwechsels an die Vorkasse weitergeleitet wurde (weil der Folgekasse noch keine AU-Daten vorliegen), erhält der Arbeitgeber von der Folgekasse eine Rückmeldung mit dem Meldegrund „Weiterleitungsverfahren“. Zusätzlich erhält der Arbeitgeber auch eine Rückmeldung von der Vorkasse.
• Sofern eine AU-Bescheinigung in Papierform vorliegt, die ungültige Daten enthält und eine Korrektur vom Versicherten angefordert wurde, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit dem Meldegrund „In Prüfung“. Wird innerhalb von 28 Tagen eine korrigierte AU-Bescheinigung eingereicht, erhält der Arbeitgeber aktiv eine Rückmeldung mit den AU-Daten.

Bei stationären Krankenhausaufenthalten wird es einen Übergang geben: bis Ende 2024 wird meist der Beginn eines Krankenhausaufenthaltes und das voraussichtliche Ende mitgeteilt. Das tatsächliche Ende wird den Kassen in der Regel erst bei der Entlassung mitgeteilt. Wenn der Arbeitgeber das tatsächliche Ende erfahren möchte, muss er bisher eine weitere Anfrage stellen. Ab 2025 wird das Verfahren für Arbeitgeber erleichtert: Eine erneute Abfrage ist dann nicht mehr nötig. Die Krankenkassen übermitteln das tatsächliche Ende eines stationären Krankenhausaufenthaltes aktiv an den Arbeitgeber. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass eine AU-Abfrage vorliegt und zuvor das voraussichtliche Entlassungsdatum gemeldet wurde.

Neben diesen Änderungen gibt es immer wieder Unklarheiten zu e-AU, daher haben wir hier einige Themen zusammengestellt:

• Wie lange schickt die Krankenkasse aktiv Rück-meldungen, wenn zunächst keine AU-Daten vorliegen? Die Krankenkasse prüft, ob innerhalb von 14 Tagen AU-Daten eingehen und übermittelt diese an den Arbeitgeber.
• Wie werden die Tage ohne AU-Bescheinigung zu Beginn einer Krankheit bei der Berechnung der Entgeltfortzahlungsdauer berücksichtigt? Zählen diese Tage mit, auch wenn für sie keine AU vorliegt? Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung beginnt, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit an der Erbringung seiner Arbeitsleistung gehindert ist. Grundsätzlich besteht dieser Anspruch auch dann, wenn für die ersten drei Tage kein Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Hier können allerdings im Einzelfall Abstimmungen mit der Krankenkasse sinnvoll sein, da es unterschiedliche Daten für die Entgeltfortzahlung zwischen Arbeitgeber und der Krankenkasse geben kann.
• Mit welchem AU-Beginn-Datum frägt man eine Folgebescheinigung ab? Für die Abfrage einer Folgebescheinigung verwendet man als AU-Beginn-Datum den Tag nach dem Ende der vorherigen Arbeitsunfähigkeit, auch wenn dies ein Samstag sein sollte. Da die Krankenkasse aber immer in mehreren Teilschritten prüft – liegt eine Krankmeldung zum angefragten Termin vor, liegt eine Krankmeldung innerhalb des angefragten Termins vor, liegt eine Krankmeldung 5 Tage vor oder nach dem angefragten Termin vor – wird auch bei einer Abweichung hier in der Regel korrekt zurückgemeldet.
• Wie kann ich bei abweichendem Beginn-Datum der AU die „redundante Endlos-Schleife“ mit den Krankenkassen vermeiden? Beispiel: Mitarbeiter arbeitet einen halben Tag und geht am nächsten Tag zum Arzt. Dort bekommt er eine AU ab dem Vortag. Dieser Tag gilt aber nicht als krank, sondern als Arbeitstag. Hier ist die korrekte Erfassung wichtig: die meisten Entgeltprogramme ermöglichen eine Ergänzung, ob am ersten Tag der Krankmeldung noch gearbeitet wurde. Bei der Rückmeldung gilt die AU dann ab dem ersten vollen Fehltag.
• Ist bei Vorliegen einer Papier-AU keine elektronische Abfrage der Arbeitsunfähigkeitsdaten möglich? Wenn ein Vertragsarzt wegen technischer Probleme bei der elektronischen Übermittlung eine AU-Bescheinigung in Papierform ausstellt und diese an die Kasse geschickt wird, können die AU-Daten trotzdem elektronisch abgerufen werden.
• Wenn ich über den Datenaustausch AU-Zeiten gemeldet bekomme, wie kann es sein, dass genau dieser AU-Zeitraum bei Abfrage der Vorerkrankungszeiten als „Liegt nicht vor“ gekennzeichnet wird? Die scheinbare Verwirrung löst sich durch den Blick auf den Beginn der AU beim SV-Träger-Datum. Dieses zeigt den tatsächlichen AU-Beginn laut Krankenkasse. Ist dieses Datum früher als der angefragte AU-Beginn, handelt es sich um eine durchgehende AU, nicht um eine Vorerkrankung.
• Wie sind die AU-Zeiten zu behandeln, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland erkrankt und dort eine AU-Bescheinigung bekommt? AU-Bescheinigungen aus dem Ausland erhalten Sie direkt von Ihrem Arbeitnehmer. Die Krankenkassen können keine AU-Zeiten übermitteln, wenn die AU-Bescheinigung im Rahmen einer privatärztlichen Behandlung oder im Ausland ausgestellt wurde. Reicht der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Krankmeldung bei der Kasse ein, dann kann wie gewohnt eine Vorerkrankungsanfrage gestellt werden.

Werden AU-Bescheinigungen von Online-Ärzten wie au-schein.de von der Krankenkasse aussortiert? AU-Bescheinigungen, die über die Online-Plattform au-schein.de und somit privatärztlich ausgestellt werden, werden nicht zum Abruf im eAU-Arbeitgeberverfahren bereitgestellt. AU-Bescheinigungen, die gemäß den AU-Richtlinien per Videosprechstunde von einem Vertragsarzt ausgestellt werden, werden im eAU-Arbeitgeberverfahren zur Verfügung gestellt.