Auch Beschäftigte, die im Ausland nur einen kurzen Termin auszuführen haben oder an einer Besprechung teilnehmen, benötigen eine A1-Bescheinigung. Aufgrund des hohen bürokratischen Aufwands bei der Beantragung wünschen sich Unternehmen in diesem Bereich eine Erleichterung. Niedersachsen hat dazu eine Initiative auf den Weg gebracht.
Um eine Verbesserung auch auf europäischer Ebene anzustoßen, wurde auf Initiative des niedersächsischen Wirtschaftsministeriums bereits Anfang 2020 ein Antrag eingebracht, der jedoch vertagt wurde. Nun hat Niedersachsen die Beschlüsse der Wirtschaftsministerkonferenz, die Bundesregierung zu Änderungen der A1-Bescheinigungen aufzufordern, genutzt um das Thema wieder aufzunehmen.
Die Corona-Pandemie hat viel verändert; beim Thema Geschäftsreise ist im kommenden Jahr wieder mit einer Steigerung zu rechnen. Dieser Trend sollte durch eine Senkung bürokratischer Hürden unterstützt werden.
Folgende Punkte zur A1-Bescheiniung sollen geändert werden:
- Dienst- und Geschäftsreisen von Beschäftigten sollen bis zu einer Woche ganz ohne Meldung sowie ohne Vorlage weiterer Unterlagen und Verpflichtungen ermöglicht werden.
- Darüber hinaus ist geplant, eine EU-weite Online-Meldeplattform einzuführen, um das Antragsverfahren zu vereinfachen.
- Wunsch vieler Unternehmen ist ein zentrales Portal der EU, in dem Einsätze in ein einheitliches Formular eingetragen werden. Idealerweise sollten in einem solchen Portal auch die jeweils gültigen Tariflöhne hinterlegt sein. An diese sind die Unternehmen gesetzlich gebunden, sind aber oft nicht bekannt, da es ja je Land teils allgemeingültige Tarifverträge gibt.
Die IHKs unterstützen diese Entwicklung, da auch bei diesen viele Fragen und darüber hinaus Beschwerden eingehen: „Bei kurzen Spontaneinsätzen verzichten Unternehmen inzwischen teilweise bewusst auf die Beantragung und gehen das Risiko einer Kontrolle wissentlich ein, einfach, weil der Aufwand für sie zu hoch ist“, berichtet Tilman Brunner, Leiter des Bereichs International bei der IHK Hannover.
Bei Unternehmen, die oft Beschäftigte ins Ausland entsenden, hat sich dagegen inzwischen eine gewisse Routine entwickelt, seit die elektronische Beantragung funktioniert. Gerade bei einer hohen Frequenz an Auslandseinsätzen stelle das Verfahren allerdings immer noch einen hohen Aufwand dar. Firmen, die erstmals oder eher selten Personal ins Ausland entsenden, sind bereits durch das Antragsverfahren an sich und den Meldepflichten abgeschreckt.
Die Unternehmen bemängeln auch über weitere bürokratische Hürden bei der Entsendung. So müssen die Einsätze der Beschäftigten immer häufiger in eigenen Portalen der Länder angemeldet werden, die zumeist auf Englisch unterschiedlichste Anforderungen stellten. „Das widerspricht dem gemeinsamen Binnenmarkt fundamental. Es schafft enormen Aufwand und verhindert spontane Einsätze. Gerade kleinere Unternehmen sind damit überfordert, für jedes Land, für jeden Einsatz neu zu recherchieren, was sie wo eintragen müssen und welche Papiere sie den Mitarbeitern mitgeben müssen“, kritisiert Brunner.
Praxistipp: Derzeit müssen die A1-Bescheinigungen weiterhin immer beantragt werden, auch wenn ein Mitarbeiter nur kurze Zeit im Ausland verbringt, um einen Vertrag zu zeichnen etc.
Nach wie vor gilt: Eine A1-Bescheinigung für europäische Auslandseinsätze muss elektronisch beantragt werden. Wem kein zertifiziertes Abrechnungsprogramm zur Verfügung steht, der kann den Antrag über die Anwendung sv.net stellen. Wie das geht, zeigt die TK in einem Artikel Schritt für Schritt.
Darüber hinaus gibt es die Option, eine sogenannte Dauer-A1 für bis zu 5 Jahre Zeitdauer zu beantragen, wenn Mitarbeiter regelmäßig im Ausland sind.
Als gewöhnlich in zwei oder mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig gilt, wer im Rahmen seiner Tätigkeit regelmäßig an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in mehr als einem Staat arbeitet.
Ist dies für mehr Länder geplant, reicht eine Prognose der Einsatzsituation in den kommenden zwölf Kalendermonaten aus. Sofern ein Blick in die Zukunft schwierig ist, können als Grundlage auch die Erfahrungswerte aus dem vergangenen Jahr dienen. Wichtig: wenn sich die Prognose nicht erfüllt, hat dies keine negativen Folgen. Für die Dauer ist eine erneute Prognose aber besser zu untermauern.
