Die Entgeltgleichheit von Frauen und Männern gehört seit Jahrzehnten zu den grundlegenden arbeitsrechtlichen Prinzipien in Deutschland und der Europäischen Union. Dennoch besteht weiterhin ein messbarer Gender Pay Gap. Um bestehende Entgeltunterschiede transparenter zu machen und Diskriminierungen wirksamer zu bekämpfen, wurde bereits 2017 das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) eingeführt. Mit der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie steht nun jedoch eine grundlegende Weiterentwicklung bevor, die deutlich weitergehende Anforderungen an Arbeitgeber mit sich bringen wird.

Das bisherige Entgelttransparenzgesetz

Das Entgelttransparenzgesetz verfolgt das Ziel, den Grundsatz „Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ durchzusetzen. Kernstück des Gesetzes ist der individuelle Auskunftsanspruch von Beschäftigten in Unternehmen mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können Informationen über die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung sowie über das Vergleichsentgelt einer Vergleichsgruppe des anderen Geschlechts verlangen.

Darüber hinaus enthält das Gesetz Berichtspflichten für bestimmte Arbeitgeber sowie Aufforderungen zur Überprüfung betrieblicher Entgeltstrukturen. In der Praxis blieb die Wirkung des Gesetzes jedoch hinter den Erwartungen zurück. Die Zahl der Auskunftsanfragen war vergleichsweise gering, und viele Unternehmen sahen sich nur in begrenztem Umfang zu strukturellen Anpassungen veranlasst.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie als Treiber neuer Anforderungen

Mit der Richtlinie (EU) 2023/970 hat die Europäische Union einen deutlich ambitionierteren Rechtsrahmen geschaffen. Ziel ist es, die Durchsetzung des Equal-Pay-Grundsatzes europaweit zu stärken und bestehende Entgeltunterschiede zwischen Frauen und Männern systematisch abzubauen.

Die Mitgliedstaaten waren verpflichtet, die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzusetzen. Die Richtlinie sieht zahlreiche neue Transparenz- und Berichtspflichten vor, die weit über die Anforderungen des bisherigen deutschen Entgelttransparenzgesetzes hinausgehen.

Deutschland verfehlt die Umsetzungsfrist

Obwohl die europäische Umsetzungsfrist am 7. Juni 2026 endet, wird Deutschland die Vorgaben nicht rechtzeitig in nationales Recht überführen. Nach einer aktuell veröffentlichten dpa-Meldung hat das Bundesfamilienministerium bestätigt, dass die Umsetzung der Richtlinie mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, daher soll die EU-Entgelttransparenzrichtlinie erst Anfang 2027 in deutsches Recht umgesetzt werden. Als Gründe werden insbesondere der Abstimmungsbedarf innerhalb der Bundesregierung sowie die Komplexität der erforderlichen gesetzlichen Anpassungen genannt.

Für Unternehmen bedeutet diese Verschiebung jedoch keine Entwarnung. Die europäische Richtlinie gibt die wesentlichen künftigen Anforderungen bereits heute vor. Arbeitgeber sollten daher nicht auf das endgültige deutsche Umsetzungsgesetz warten, sondern die verbleibende Zeit für die Vorbereitung nutzen.

Welche Folgen hat die Verzögerung?

Die verspätete Umsetzung kann zunächst zu einem Vertragsverletzungsverfahren der Europäischen Kommission gegen Deutschland führen. Solche Verfahren dienen dazu, die Einhaltung europäischer Vorgaben sicherzustellen.

Für Unternehmen stellt sich vor allem die Frage, welche rechtlichen Auswirkungen bereits vor Inkrafttreten eines neuen deutschen Gesetzes entstehen. Arbeitsrechtsexperten gehen davon aus, dass Gerichte bestehende nationale Vorschriften zunehmend im Lichte der europäischen Richtlinie auslegen werden. Zudem können einzelne Regelungen der Richtlinie unter bestimmten Voraussetzungen bereits mittelbare Auswirkungen auf die Rechtsprechung entfalten.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Unabhängig vom Zeitpunkt des Inkrafttretens eines neuen deutschen Gesetzes sollten Unternehmen bereits heute ihre Vergütungsstrukturen überprüfen. Dabei stehen insbesondere folgende Themen im Fokus:

• Analyse bestehender Entgeltstrukturen auf mögliche geschlechtsspezifische Unterschiede
• Einführung transparenter und nachvollziehbarer Vergütungssysteme
• Definition objektiver Kriterien für Gehaltsentscheidungen
• Dokumentation von Einstufungs- und Beförderungsentscheidungen
• Aufbau von Prozessen zur Erfüllung künftiger Berichtspflichten
• Schulung von Führungskräften und Personalverantwortlichen
• Anpassung von Recruiting- und Bewerbungsprozessen

Gerade Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten sollten frühzeitig damit beginnen, die notwendigen Datenstrukturen und Auswertungsmöglichkeiten aufzubauen.

Entgelttransparenz auf einen Blick: Welche Pflichten gelten für welche Unternehmensgröße?

Weitere Anforderungen für die Zukunft umfassen:

• Transparenz bereits im Bewerbungsverfahren: Arbeitgeber müssen Bewerberinnen und Bewerbern künftig Informationen über das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne zur Verfügung stellen. Gleichzeitig soll die Frage nach bisherigen Gehältern grundsätzlich unzulässig werden. Dadurch sollen bestehende Entgeltunterschiede nicht von Beschäftigungsverhältnis zu Beschäftigungsverhältnis fortgeschrieben werden.
• Erweiterte Auskunftsansprüche:  Beschäftigte erhalten umfassendere Rechte, Informationen über Entgeltstrukturen und Vergütungskriterien einzuholen. Unternehmen müssen nachvollziehbar darlegen können, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Gehälter festgelegt werden.
• Gemeinsame Entgeltbewertung: Werden geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede von mindestens fünf Prozent festgestellt und können diese nicht objektiv gerechtfertigt werden, müssen Arbeitgeber gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretungen eine Entgeltbewertung durchführen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.
• Verschärfte Beweislast und Sanktionen: Die Richtlinie stärkt die Rechtsposition von Beschäftigten deutlich. Arbeitgeber müssen künftig leichter nachweisen können, dass keine Diskriminierung vorliegt. Gleichzeitig werden die Möglichkeiten zur Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen erweitert.

Blick nach vorn: Was bedeutet der neue Zeitplan?

Die aktuelle Planung der Bundesregierung sieht vor, dass die nationale Umsetzung Anfang 2027 erfolgt. Die neuen Berichts- und Transparenzpflichten werden jedoch nicht unmittelbar für alle Unternehmen wirksam. Nach den bislang bekannten Informationen sollen die ersten Verpflichtungen zur Berichterstattung und Offenlegung geschlechtsspezifischer Entgeltunterschiede ab Juni 2028 greifen.

Damit erhalten Unternehmen zwar zusätzliche Vorbereitungszeit. Gleichzeitig wächst jedoch die Erwartung von Beschäftigten, Bewerberinnen und Bewerbern sowie der Öffentlichkeit an transparente und nachvollziehbare Vergütungsstrukturen. Wer die gewonnene Zeit nutzt, kann die erforderlichen Anpassungen schrittweise und strategisch umsetzen, statt später unter erheblichem Zeitdruck reagieren zu müssen.

Next steps?

Das Entgelttransparenzgesetz steht vor seiner bislang größten Reform. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird die Anforderungen an Unternehmen erheblich erweitern und Transparenz zum zentralen Steuerungsinstrument moderner Vergütungssysteme machen. Künftig werden Arbeitgeber deutlich stärker als bisher nachweisen müssen, dass Entgeltentscheidungen objektiv, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei erfolgen.

Die jüngst bekannt gewordene Verschiebung der deutschen Umsetzung verändert zwar den Zeitplan, nicht jedoch die Zielrichtung. Mit einem geplanten Inkrafttreten Anfang 2027 und den ab Juni 2028 vorgesehenen Berichtspflichten bleibt Unternehmen ein begrenztes Zeitfenster, um Vergütungsstrukturen, Datenqualität und interne Prozesse auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

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Doch erst einmal die Basics: Gesetzliche Grundlage für den Jahresurlaub ist § 7 Abs. 3 S. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitmitarbeiter, geringfügig Beschäftigte und Aushilfen, also jeder Arbeitnehmer, hat ein Anrecht auf Urlaub. Die Frage der Höhe der Vergütung spielt dabei keine Rolle.

Mangelhafte Arbeitsleistung oder Fehltage haben keinen Einfluss auf den Urlaubsanspruch? Der Arbeitgeber darf weder aufgrund schlechter Leistung oder Arbeitsverweigerung noch wegen häufiger krankheitsbedingter Fehltage den Urlaubsanspruch kürzen. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer den größten Teil des Urlaubsjahres krank war.

Allerdings muss der Arbeitnehmer den Urlaub geltend machen. Wenn er dies nicht tut, verfällt der Anspruch am 31.12. eines Jahres, wenn keine Gründe für eine Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr vorliegen.  Dabei können Gründe  für eine Übertragung folgende sein: 

▪ Regelungen im Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarung

▪ dringenden betrieblichen Interessen 

▪ dringenden persönlichen Interessen 

In diesen Fällen kann der Urlaub bis zum 31.03 des Folgejahres übertragen werden. Danach verfällt der Urlaub endgültig. Ist ein Arbeitnehmer im Laufe eines Kalenderjahres langandauernd arbeitsunfähig, sodass der Urlaub nicht genommen werden kann, verfällt der Urlaub erst nach 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres. 

Hier kommt nun die Hinweispflicht (Mitwirkungspflicht) des Arbeitgebers ins Spiel: Voraussetzung für den Verfall des Urlaubs ist, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hatte,

den Urlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer durch eine Information in die Lage versetzen, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Er muss den Arbeitnehmer förmlich, also idealerweise schriftlich, dazu auffordern, den Jahresurlaub, ggf. Urlaub aus vergangenen Jahren und den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte zu nehmen.  Er muss auch darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. 

Ist der Urlaub nicht verfallen, muss mit Beginn eines neuen Kalenderjahres ein erneuter Hinweis für den Verfall zum 31.03. erteilt werden. Gleiches sollte auch für den drohenden Verfall nach 15 Monaten bei langer Erkrankung erfolgen.  Dabei muss für den Arbeitnehmer die Unterscheidung zwischen dem übertragenen Urlaub und dem Urlaubsanspruch des neuen Kalenderjahres klar erkennbar sein, und zwar sowohl im Hinblick auf die Befristung als auch auf die Höhe des Urlaubsanspruchs.

Der Hinweis muss so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann.

Tipp: Ein individueller Hinweis kann beispielsweise auch durch einen kurzen Text auf der Lohnabrechnung in der zweiten Jahreshälfte erfolgen. Wichtig für den Arbeitgeber ist, dass er nachweisen kann, dass er den Hinweis gegeben hat.  Es empfiehlt sich, den Hinweis mit einem gewissen Vorlauf von z. B. 2 bis 4 Wochen zu erteilen. Ansonsten verfällt und verjährt der Urlaubsanspruch nicht!

Hier ein Mustertext: Hinweis auf den Verfall von Urlaub zu Beginn des Kalenderjahres

Sehr geehrte/r….,

für das laufende Kalenderjahr haben Sie einen Urlaubsanspruch im Umfang von ………. Arbeitstagen.

Ihr Resturlaub aus dem Vorjahr beträgt …. Arbeitstage. 

Der Urlaub für das laufende Kalenderjahr ist innerhalb dieses Jahres zu nehmen. Der Resturlaub aus dem Vorjahr ist bis zum 31.3. dieses Jahres zu nehmen. 

Eine Übertragung offener Urlaubsansprüche in das erste Quartal des Folgejahres ist nach § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG nur bei dringenden betrieblichen Gründen oder in ihrer Person liegenden Gründen (z.B.

eine Arbeitsunfähigkeit) möglich. Eine Verlängerung des Übertragungszeitraums kommt nur in Betracht, wenn Sie wegen krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit den noch offenen Resturlaub aus dem Vorjahr nicht bis zum 31.3. dieses Jahres nehmen konnten. In diesem Fall ist der offene Resturlaub nach Ende der Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.12 dieses Jahres zu nehmen und bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.3. des Folgejahres. Ansonsten verfällt der offene Urlaubsanspruch des Vorjahres ersatzlos.

Bitte beantragen Sie daher den Urlaub innerhalb dieses Kalenderjahres. Für die Planung setzen Sie sich bitte frühzeitig mit …. in Verbindung. 

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Urlaub, den Sie zum 31.12. oder bei Übertragung bis zum 31.03. dieses Jahres nicht beantragt und genommen haben, verfallen wird. Ist der Urlaub verfallen, kann er von Ihnen später nicht mehr genommen werden. Er kann auch nicht ausbezahlt werden. 

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Wie bereits informiert, ist die „Aktivrente“ keine eigentliche Rente, also auch keine Leistung der gesetzlichen Rentenversicherung. Es handelt sich hier um einen Steuerfreibetrag. 

Die Steuerbefreiung gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab Erreichen der Regelaltersgrenze. Und zwar unabhängig davon, ob sie eine Rente erhalten, den Beginn der Rente aufschieben oder überhaupt einen Anspruch auf eine Rente haben.

Nur Selbstständige, Land- und Forstwirte, Minijobber sowie Beamtinnen und Beamte haben keinen Anspruch auf die Aktivrente. Die Steuerfreiheit wird auf Personen beschränkt, die die Regelaltersgrenze – Vollendung des 67. Lebensjahres, einschließlich Übergangsregelung – überschritten haben.

Was bedeutet das genau? Vor dem 1. Januar 1947 geborene Versicherte haben die Regelaltersgrenze mit Vollendung des 65. Lebensjahres erreicht. Bei Versicherten der Geburtsjahrgänge 1947 bis 1963 liegt die Grenze regelmäßig zwischen 65 und 67 Jahren. Versicherte der Geburtsjahrgänge 1964 und jünger erreichen die Regelaltersgrenze regelmäßig mit Vollendung des 67. Lebensjahres.

Die individuelle Regelaltersgrenze lässt sich auch mit dem Rentenbeginnrechner der Deutschen Rentenversicherung online ermitteln.

Unabhängig von der Aktivrente, bestehen schon heute verschiedene Möglichkeiten im Rentenalter weiterzuarbeiten. Das kann sich auch positiv auf die eigene Rente auswirken:

• Wer beispielsweise bereits eine Rente erhält und einer Beschäftigung nachgeht, kann durch die Zahlung von Beiträgen seine Rente erhöhen. Hierfür muss der Arbeitgeber darüber informiert werden, dass vom Gehalt Beiträge an die Rentenversicherung abgeführt werden sollen, denn das ist ab der Regelaltersgrenze nicht mehr selbstverständlich.
• Wer dagegen seinen Rentenbeginn über die Regelaltersgrenze hinausschiebt und in der Zwischenzeit weiterhin eine versicherungspflichtige Beschäftigung ausübt, erhält für jeden Monat des Hinausschiebens einen Zuschlag von 0,5 Prozent auf seine Rente. Bei einem um ein Jahr verschobenen Rentenbeginn erhöht sich die Altersrente allein dadurch bereits um sechs Prozent. Und zusätzlich erhöhen die weiter gezahlten Beiträge die Rente.

Mit der Aktivrente will die Bundesregierung einen Anreiz schaffen, länger im Arbeitsmarkt zu bleiben. Die Maßnahme soll zudem helfen, den Fachkräftemangel abzufedern. Davon profitieren Beschäftigte und Arbeitgeber gleichermaßen. Eine höhere Erwerbsquote stärkt außerdem die Wirtschaft. Die Beiträge erhöhen die Einnahmen der Sozialversicherungen. Die Aktivrente dient daher auch der Generationen- und Verteilungsgerechtigkeit.

Nach zwei Jahren ist eine Evaluation vorgesehen, um die Aktivrente zu überprüfen.

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Laut Bundesregierung hatten ca. 18,1 Mio. sozialversicherungspflichtig Beschäftigte bei ihrem aktuellen Arbeitgeber eine aktive Betriebsrentenanwartschaft. Die Verbreitungsquote von zuletzt knapp 52 Prozent entspricht nicht der gewünschten Umsetzungsquote; daher werden mit dem neuen Gesetz die Rahmenbedingungen weiterentwickelt, damit mehr Arbeitnehmer im Alter von guten Betriebsrenten profitieren können.

Das Gesetzgebungsverfahren muss aber noch abgeschlossen werden. 

Als Anreiz für den Aufbau einer zusätzlichen arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersversorgung wird der BAV-Förderbetrag mit Wirkung ab 2027 von maximal 288 EUR auf maximal 360 EUR angehoben. Damit werden in § 100 Abs. 2 Satz 1 EStG zusätzliche Arbeitgeberbeiträge bis zu maximal 1.200 EUR (statt bisher 960 EUR) gefördert.

Beschäftigte mit einem Bruttoeinkommen von bisher unter 2.575 EUR im Monat profitieren von einer zusätzlichen staatlichen Förderung, wenn ihnen ihr Arbeitgeber eine Betriebsrente zusagt. Diese Einkommensgrenze wird ab 2027 an die Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung dynamisiert werden (jährlich 3 %), sodass Beschäftigte durch eine Einkommenssteigerung regelmäßig nicht mehr aus der Förderung herausfallen.

Die Abfindungsgrenze (§ 3 BetrAVG) wird erhöht werden, wenn der Abfindungsbetrag mit Zustimmung des Beschäftigten in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt wird. Dies wird steuerlich flankiert, um bei der Abfindung von Anwartschaften auf Kleinbetriebsrenten mit Zahlung in die gesetzliche Rentenversicherung die nachgelagerte Besteuerung sicherzustellen (§ 3 Nr. 55c Satz 2 Buchst. b EStG).

Die  Abfindungsgrenze wird dabei wie folgt erhöht

• Laufenden Leistungen: von 1,0 Prozent auf 1,5 Prozent der Bezugsgröße (2025: von 37,45 EUR auf neu 56,18 EUR) bzw.
• Kapitalleistungen:  von 12 Zehntel auf 18 Zehntel der Bezugsgröße bei Kapitalleistungen (2025: von 4.494 EUR auf neu 6.741 EUR)

Diese Regelung gilt auch für alle bei Inkrafttreten des Gesetzes schon bestehenden Anwartschaften bzw. laufenden Renten. 

Sonstige Änderungen im Arbeitsrecht

• Das auf Tarifverträgen beruhende 2018 eingeführte Sozialpartnermodell soll weiter ausgebaut werden. Unternehmen und ihre Beschäftigten sollen jetzt leichter bei bereits bestehenden Modellen mitmachen können.
• Die Möglichkeit von Opting-Out-Systemen zur automatischen Entgeltumwandlung auf Betriebsebene soll erweitert werden (§ 21 Abs. 2 BetrAVG). Wenn sich Arbeitgeber finanziell besonders beteiligen, sollen Systeme künftig auch ohne tarifvertragliche Grundlage etabliert werden können.
• Beschäftigte sollen auch dann vorzeitig eine Betriebsrente mit den entsprechenden Abschlägen in Anspruch nehmen können, wenn sie eine als Teilrente geleistete Altersrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung beziehen.

Hier gilt es also weiter dran zu bleiben.

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Eine sachgrundlose Befristung ist grundsätzlich nur bei Neueinstellungen erlaubt.

Soweit bekannt und damit ist auch klar, dass die sachgrundlose Befristung eines Arbeitsvertrags ausgeschlossen ist, wenn die beschäftigte Person schon einmal bei demselben Arbeitgeber unbefristet oder befristet beschäftigt war (Anschlussverbot).

Das sogenannte Rentenpaket 2025 sieht die Abschaffung dieses Anschlussverbotes für Arbeitnehmer vor, die die Regelaltersgrenze erreicht haben. Nach der geplanten Neuregelung soll ab dem 1. Januar 2026 die Möglichkeit bestehen, befristete Arbeitsverträge auch ohne sachlichen Grund mit Arbeitnehmern abschließen zu können, die bereits bei demselben Arbeitgeber tätig waren. Dadurch soll die befristete Beschäftigung von Rentnerinnen und Rentnern bei einem vorherigen Arbeitgeber wesentlich erleichtert werden. Das Gesetzgebungsverfahren hierzu soll noch dieses Jahr abgeschlossen sein, damit das Gesetzpaket ab 2026 in Kraft treten kann.

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Seit 1. Januar 2025 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 12,82 Euro brutto in der Stunde. Damit liegt die unterste Lohngrenze 41 Cent höher als im Jahr 2024.

Nach einer Schätzung des Statistischen Bundesamtes werden von der weiteren Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns zum 1. Januar 2026 deutschlandweit bis zu 6,6 Millionen Jobs betroffen sein. Nicht nur Beschäftigte, die mit dem Mindestlohn bezahlt werden, sondern alle, die unter 13,90 brutto pro Stunde verdienen. Das beträfe rechnerisch etwa jedes sechste Beschäftigungsverhältnis (rund 17 Prozent).

Den allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Deutschland nun bereits seit 2015. Es handelt sich um eine Lohnuntergrenze, die nicht unterschritten werden darf für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 18 Jahren. Unter bestimmten Voraussetzungen haben auch Praktikantinnen und Praktikanten Anspruch auf Mindestlohn.

Keine Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes sind dagegen:

• zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte,
• ehrenamtlich Tätige sowie Personen, die einen freiwilligen Dienst ableisten,
• Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung,
• Selbstständige,
• Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate nach Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt,
• Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich anerkannter Werkstätten.

Vorsicht aber, die Tücke liegt wie immer im Detail: Auf Branchenmindestlöhne haben ehemals Langzeitarbeitslose z.B. sofort Anspruch, denn diese Löhne sind tariflich vereinbart. Praktikanten, die man vor einer Ausbildung beschäftigt, sind in der Regel keine „echten“ Praktikanten im Sinne des Mindestlohngesetzes.

Der gesetzliche Mindestlohn gilt generell unabhängig von Arbeitszeit oder Umfang der Beschäftigung – und damit auch für Minijobberinnen und Minijobber. Er ist ein Bruttostundenlohn. Damit eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden möglich ist, steigt die Minijob-Grenze jeweils mit der Erhöhung des Mindestlohns. So wird sichergestellt, dass bei einem höheren Stundenlohn, die Arbeitszeit nicht gekürzt werden muss.

Seit Januar 2025 beträgt die Minijob-Grenze 556 Euro brutto pro Monat im Jahresdurchschnitt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren, um sie bei einer Prüfung durch den Zoll vorlegen zu können. Basis sind zehn Arbeitsstunden pro Woche zum Mindestlohn. Dieser Wochenwert wird mit 13 Wochen multipliziert und durch drei Monate dividiert. So erhält man den Monatswert. Das Rechenergebnis wird immer auf den nächsten vollen Eurobetrag aufgerundet, damit haben wir für 2026 auf Basis eines Mindestlohns von 13,90 Euro pro Stunde einen wöchentlichen Wert von 139,00 Euro. Multipliziert mit 13 und dividiert durch 3 ergibt sich ein Betrag in Höhe von 602,33 Euro. Dieser wird aufgerundet, so dass die Entgeltgrenze für 2026 dann monatlich 603,00 Euro beträgt.

Die Aufrundung stellt sicher, dass nicht durch Rundungsdifferenzen trotz Einhaltung des Mindestlohnes die Grenze um einen oder mehrere Eurocent überschritten werden kann, was zur Versicherungspflicht führen würde.

Bitte beachten Sie insbesondere für die geringfügig Beschäftigten die Dokumentationspflicht der Arbeitgeber und zudem natürlich für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche Dazu zählen etwa das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, der Speditions-, Transport und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen.

Die Mindestlohnkommission wertet wieder laufend aus, wie sich der Mindestlohn auswirkt. Alle zwei Jahre stellt sie ihre Erkenntnisse dann der Bundesregierung in einem Bericht zur Verfügung. Laut Mindestlohnkommission ist es den Unternehmen nach den Anhebungen der vergangenen Jahre überwiegend gut gelungen, sich an das steigende Lohnkostenniveau anzupassen.

Die Kontrolle, ob die Mindestlohnzahlung eingehalten wird liegt, wie auch bei den Branchenmindestlöhnen, bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Bundeszollverwaltung. Mindestlohnverstöße können mit einer Geldbuße bis zu 500.000 Euro sanktioniert werden. Verstöße gegen Verpflichtungen wie zum Beispiel die Dokumentation der Arbeitszeit können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Außerdem kann das betroffene Unternehmen von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden. Hier sollte also immer sehr sorgfältig gearbeitet werden.

Für vertiefende Informationen zur korrekten Anwendung des Mindestlohns in der Praxis empfiehlt sich das kürzlich erschienene Buch „Der gesetzliche Mindestlohn in der Lohnabrechnung“ von Birgit Ennemoser (9. Auflage), verfügbar unter Der gesetzliche Mindestlohn in der Lohnabrechnung.

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Arbeitgeber sind  gesetzlich dazu verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten der Mitarbeiter konkret zu dokumentieren. Sie müssen also im Zweifel auch nachweisen können, wann genau ein Arbeitnehmer eine Pause gemacht hat. Gemäß Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 12. Februar 2025, 5 AZR 51/24 reicht ein System, in dem von der erfassten Arbeitszeit bestimmte Pausenzeiten automatisch abgezogen werden, nicht als Beweis aus, dass die Pausen tatsächlich genommen wurden. Ein automatischer Pausenabzug kann also eine konkrete Zeiterfassung nicht ersetzen.

Im vorliegenden Fall regelte eine Betriebsvereinbarung einer Klinik, dass automatisch eine 30-minütige Mittagspause von der Arbeitszeit abgezogen wird, wenn die Beschäftigten ihre Pausenzeiten nicht dokumentieren. Eine in der Klinik beschäftigte Ärztin verlangte von ihrem Arbeitgeber eine Überstundenvergütung. Sie argumentierte, sie habe die Pausen nicht nehmen können und mit Duldung des Arbeitgebers durchgearbeitet. Der Arbeitgeber war der Auffassung, die Ärztin könne nicht nachweisen, Überstunden geleistet zu haben. Außerdem bestritt er, die Überstunden geduldet zu haben.

Der Rechtsstreit sollte auch klären, wer die Arbeitszeit bzw. das Ableisten von Überstunden zu beweisen hatte. Das BAG kam zu dem Schluss, die Ärztin habe die Leistung von Überstunden schlüssig und ausreichend dargelegt. Nach Ansicht des Gerichts konnte der Arbeitgeber diesbezüglich keinen Gegenbeweis erbringen. Der automatische Abzug von Pausen sei kein Beweis dafür, dass diese auch tatsächlich gewährt und genommen wurden, entschied das BAG.

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Das LAG München hat hier zum Glück im Sinne der Arbeitgeber reagiert undt festgestellt, dass der Sonderkündigungsschutz als sogenannter Vorfeld-Initiator einer Betriebsratswahl während der Wartezeit des §§ 1 Abs. 1 KSG keine Anwendung findet und demzufolge die Klage abgewiesen.

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Die gesetzlichen Grundlagen finden sich insbesondere in den §§ 95 bis 109 SGB III, die die Anspruchsvoraussetzungen, das Anzeigeverfahren, die Höhe sowie die Dauer des Kurzarbeitergeldes festlegen.

Nachfolgend die wichtigsten praxisrelevanten Punkte, die jeder im Blick haben sollte:

1. Erheblicher Arbeitsausfall muss vorliegen. Dieser muss wirtschaftlich bedingt sein, z.B. durch Auftragsrückgang oder Lieferengpässe oder unabwendbar, z. B. durch behördliche Anordnung oder durch eine Naturkatastrophe. Dabei muss klar sein, dass die Situation vorübergehend ist, es muss also absehbar sein, dass sich die Lage wieder bessert. Zudem darf der Ausfall nicht durch zumutbare Gegenmaßnahmen vermeidbar sein, z. B. Einsatz in anderen Abteilungen, Abbau von Überstunden.

2. Mindestumfang des Arbeitsausfalls

Mindestens 1/3 der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer müssen im jeweiligen Kalendermonat einen Entgeltausfall von mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttoarbeitsentgelts haben.

Bis Ende 2022 galt wegen Corona vorübergehend ein abgesenkter Schwellenwert – jetzt ist wieder die reguläre Grenze maßgeblich.

3. Betriebliche Voraussetzungen

Der Betrieb oder die Betriebsabteilung muss mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigen. Auch Betriebsabteilungen können Kurzarbeit anmelden, wenn der Arbeitsausfall dort isoliert betrachtet wird.

4. Persönliche Voraussetzungen der Arbeitnehmer

Die betroffenen Arbeitnehmer müssen sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein, also kein Minijobber, keine Rentner mit voller Altersrente. Sie dürfen nicht in gekündigtem Zustand sein, es darf also keine Kündigung und keinen Aufhebungsvertrag im Kurzarbeitszeitraum abgeschlossen worden sein, ansonsten müssen die betroffenen Mitarbeiter aus der Kurzarbeit herausgenommen werden, für diese besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Auch Leiharbeitnehmer können unter bestimmten Bedingungen Kurzarbeitergeld bekommen.

5. Anzeige bei der Agentur für Arbeit

Formell zwingend ist die Anzeige des Arbeitsausfall, diese muss spätestens am letzten Tag des Monats, in dem die Kurzarbeit beginnt, bei der Agentur für Arbeit angezeigt werden.

Die Anzeige muss schriftlich oder elektronisch erfolgen – mit Begründung und Nachweisen. Ohne eine rechtzeitige Anzeige besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

6. Beteiligung der Arbeitnehmervertretung

Bei bestehendem Betriebsrat ist zwingend dessen Zustimmung erforderlich. Ohne Betriebsrat ist die individuelle Zustimmung jedes betroffenen Arbeitnehmers (am besten schriftlich, z. B. per Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag) nötig. Hierbei ist es ausreichend, wenn die Regelung in der Vergangenheit im Arbeitsvertrag als Grundlage vereinbart wurde. Wichtig: -Eine einseitige Einführung durch den Arbeitgeber ist nicht zulässig.

Die meisten Kurzarbeitsanzeigen scheitern nicht an den großen formalen Punkten, sondern an Kleinigkeiten – z. B. fehlenden Nachweisen, falschem Beginn, oder weil der Arbeitsausfall nicht sauber dokumentiert wurde. Die Agentur für Arbeit überwacht hier sehr engmaschig. Vor allem im Rahmen der späteren Abrechnung und der KUG-Prüfungen kann es zu Rückforderungen kommen.

Weitere Schritte im Rahmen der Kurzarbeit

Vor Beginn der Kurzarbeit muss der Arbeitsausfall schriftlich bei der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden. Erst nach dieser Anzeige kann das Kurzarbeitergeld gezahlt werden. Die Auszahlung erfolgt auf monatlichen Antrag des Arbeitgebers, nachdem die tatsächlichen Arbeitsausfälle eingetreten sind. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich nach der Nettoentgeltdifferenz zwischen dem Soll-Entgelt, also dem Bruttoentgelt ohne Kurzarbeit, und dem Ist-Entgelt, das während der Kurzarbeit tatsächlich gezahlt wird.

Grundsätzlich ist Kurzarbeitergeld (KUG) im Kern eine Lohnersatzleistung, die den Nettoverlust teilweise ausgleicht. Ziel ist ein Ausgleich von 60 % (bzw. 67 % bei Kindern im Haushalt) des Nettoentgeltausfalls. Die Agentur für Arbeit nutzt pauschalierte Netto-Tabellen (keine exakte Lohnsteuerberechnung wie auf der Gehaltsabrechnung). Es wird also nicht vom „echten“ Netto, sondern vom pauschalierten Netto laut KUG-Tabelle ausgegangen.

Die Berechnungsschritte sehen dabei wie folgt aus:

Ermittlung Soll-Entgelt → Das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Kurzarbeit bekommen hätte.

Ermittlung  Ist-Entgelt → Das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer in der Kurzarbeitsphase tatsächlich verdient.

Bestimmung Pauschaliertes Netto für Soll- und Ist-Entgelt → Werte stehen in den KUG-Tabellen der Agentur für Arbeit (abhängig von Steuerklasse, Kirchensteuer, Sozialversicherungspflicht).

Bildung Differenz : pauschaliertes Soll-Netto minus pauschaliertes Ist-Netto, und daraus ergibt sich dann der „Nettoentgeltausfall“.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht dies vermutlich besser:

Ausgehend von einem Mitarbeiter mit Steuerklasse I ohne Kinder und mit Kirchensteuer in Baden-Württemberg, 8 % würde die Berechnung wie folgt aussehen:

Soll-Entgelt: 3.000 € brutto

Ist-Entgelt: 1.500 € brutto (50 % Kurzarbeit)

Schritt 1: Pauschaliertes Netto laut KUG-Tabelle 2025

Soll-Entgelt 3.000 € brutto → ca. 1.958 € pauschaliertes Netto

Ist-Entgelt 1.500 € brutto → ca. 1.142 € pauschaliertes Netto

Schritt 2: Differenz bilden

1.958 € – 1.142 € = 816 € Nettoentgeltausfall

Schritt 3: Prozentsatz anwenden

Ohne Kind: 60 % → 489,60 € Kurzarbeitergeld

Mit Kind: 67 % → 546,72 € Kurzarbeitergeld

Ergebnis in der Praxisabrechnung (ohne Sonderfälle):

Brutto Kurzarbeit: 1.500 €

Kurzarbeitergeld (ohne Kind): 489,60 €

= Gesamte Auszahlung vor Abzügen für SV-Beiträge aus KUG: rund 1.989,60 €

Wichtig in der Praxis: Das Kurzarbeitergeld ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt, wirkt sich also auf den Steuersatz in der Jahressteuererklärung aus.

Als Arbeitgeber werden weiterhin für das Ist-Entgelt regulär Sozialversicherungsbeiträge gezahlt, für das KUG teilweise reduzierte Beiträge.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld freiwillig aufstocken, um den Einkommensverlust der Beschäftigten zu mildern. Eine solche Aufstockung ist arbeits- oder tarifvertraglich zu regeln und kann festlegen, dass der Arbeitnehmer beispielsweise bis zu 80 oder 90 Prozent seines ursprünglichen Nettoentgelts erhält. Aufstockungsbeträge, die zusammen mit dem Kurzarbeitergeld 80 Prozent des ausgefallenen Entgelts nicht überschreiten, bleiben in der Regel beitragsfrei in der Sozialversicherung. Steuerlich sind Aufstockungsbeträge hingegen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln, wobei sie dem sogenannten Progressionsvorbehalt unterliegen. Arbeitgeber müssen daher nicht nur die Höhe der Aufstockung festlegen, sondern auch ihre lohnsteuer- und beitragsrechtlichen Konsequenzen berücksichtigen.

Bei der Kurzarbeit sind bestimmte Fristen einzuhalten. Die Anzeige des Arbeitsausfalls bei der Agentur für Arbeit muss spätestens am letzten Tag des Kalendermonats erfolgen, in dem die Kurzarbeit beginnt. Die Anträge auf Erstattung des Kurzarbeitergeldes sind spätestens drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats einzureichen. Verspätete Anträge führen in der Regel zum Verlust des Anspruchs. Auch die arbeitsrechtliche Vereinbarung muss vor Beginn der Kurzarbeit abgeschlossen sein; eine nachträgliche Genehmigung ist nicht möglich. Ebenso ist zu beachten, dass die Verlängerung der Kurzarbeit über den zunächst bewilligten Zeitraum hinaus erneut angezeigt und genehmigt werden muss.

Zu den typischen Fehlern in der Praxis gehört, dass die Kurzarbeit nicht wirksam arbeitsrechtlich vereinbart wurde. Fehlt eine klare vertragliche Grundlage, kann der Arbeitnehmer die volle Vergütung einfordern, selbst wenn Kurzarbeit tatsächlich praktiziert wurde. Häufig werden auch Meldefristen versäumt oder unvollständige Anträge gestellt, was zu Rückforderungen oder Ablehnungen führt. Fehlerhaft ist außerdem, wenn im Antrag oder in den monatlichen Abrechnungen nicht der tatsächliche Arbeitsausfall, sondern pauschale Werte angegeben werden. Auch die falsche Behandlung von Sonderzahlungen oder Überstundenvergütungen im Rahmen der KUG-Berechnung kann zu Beanstandungen durch die Agentur für Arbeit führen. Arbeitgeber sollten daher interne Prozesse so gestalten, dass die Erfassung der Arbeitszeiten und Ausfallstunden lückenlos dokumentiert ist und alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Kurzarbeit bietet Unternehmen ein wirksames Instrument zur Sicherung von Arbeitsplätzen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Für ihre erfolgreiche und rechtssichere Umsetzung ist jedoch ein präzises Vorgehen erforderlich. Dies umfasst die korrekte arbeitsrechtliche Einführung, die fristgerechte Anzeige, die vollständige und richtige Antragstellung sowie eine sorgfältige Abrechnung unter Berücksichtigung der sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Vorschriften. Wird dies beachtet, kann Kurzarbeit ihren Zweck erfüllen, Beschäftigung zu sichern und die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens zu erhalten.

Kolumne: Kurzarbeit beantragen wird zum Bürokratie-Marathon | Personal | Haufe

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Nach der derzeitigen Regelung im Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden grundsätzlich nicht überschreiten. Die Tagesarbeitszeit kann nur dann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt innerhalb von 6 Monaten oder innerhalb von 24 Wochen immer noch 8 Stunden beträgt. Wie die Flexibilisierung der Arbeitszeit tatsächlich umgesetzt wird, bleibt noch unklar, da z.B. die geltenden Ruhezeiten eingehalten werden sollen.

Unter europarechtlichen Gesichtspunkten steht einem Wechsel von der Tageshöchstarbeitszeit auf die Wochenhöchstarbeitszeit nichts entgegen. Art. 6 der Arbeitszeitrichtlinie stellt auf die wöchentliche Höchstarbeitszeit und nicht auf die tägliche Höchstarbeitszeit ab. Die bereits im September 2022 angekündigte gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung steht allerdings immer noch aus. Im April 2023 wurde ein Referentenentwurf der Regierung zur Anpassung des Arbeitsrechts an die vorausgegangenen Gerichtsurteile vorgelegt. Zu einer Einigung der Regierungsparteien kam es jedoch bisher nicht. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 steht lediglich fest, dass eine Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten besteht. Nach wie vor besteht für Arbeitgeber Rechtsunsicherheit, da sich das BAG zu der konkreten Ausgestaltung dieser Arbeitszeiterfassungspflicht noch nicht festgelegt hat.

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